Actalibra

Scan & Document Center

Éditer et classer

Chaque document scanné est affiché directement dans ActaLibra (à l’aide d’une visionneuse pour PDF intégrée) avec toutes les options de navigation, zoom, copie de texte, recherche de mots clé et autres . Avant de classer les documents individuels, le collaborateur qui a scanné les documents peut très facilement faire les manipulations nécessaires : suppression, déplacement ou rotation d’une page, scission d’un document ou encore conversion des actes scannés ou des minutes du format A3 au format A4.

Une a utre fonction du Scan & Document Center est la possibilité de produire, à partir d’ActaLibra, une expédition ou une grosse à partir de votre acte, que cela soit la version MS Word ou la minute scannée. Le tout, correctement numéroté et complété par des annexes scannées .

De plus, le logiciel prend en charge la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet de transformer l’image scannée en texte exploitable. Le document scanné est converti de manière rapide et précise en fichier PDF dont on peut extraire le texte et dans lequel on peut faire une recherche de texte.

Grâce à l’intégration avec ActaLibra et une myriade d’astuces, le classement de vos documents scannés devient un jeu d’enfants. Vous disposez des instruments connus et de l’interface familière d’ActaLibra. Chaque document est rangé dans son dossier (avec un nom adéquat et directement sous la bonne catégorie), où tout le monde peut facilement le retrouver et l’ouvrir.

ActaLibra scans bewerken

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Scan en document center

Dès qu’un document est scanné et classé, le gestionnaire (ou un autre collaborateur indiqué pour cette tâche) reçoit un avertissement en bas de de l’écran d’ActaLibra. D’un simple clic, il peut ouvrir le Scan & Document Center , affichant une vue d’ensemble de tous les documents qui lui sont destinés. Il n’a plus qu’à les cocher pour indiquer qu’il les a bien lus. Bien plus pratique que de recevoir un e-mail séparé pour chaque document scanné.

Dès qu'il sera possible d’effectuer vos expéditions en ligne, vous pourrez - grâce au Scan & Document Center d’Actalibra - numériser vos actes et ainsi ne plus perdre de temps à vous déplacer aux bureaux d’enregistrement.

 

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